¿Qué son los workflows?

Antes de comenzar, debemos definir de qué hablamos cuando nos referimos a los workflows. Y es que, los workflows centrados en los eventos, son una nueva tendencia del marketing que nos ayuda a poder automatizar los correos electrónicos a clientes. Concretamente, son aquellos correos que cumplen una serie de requisitos en un tiempo determinado.

En otras palabras, un workflow, o flujo de trabajo en español, es la automatización de los procesos de trabajo que desarrolla una empresa en su día a día. Gracias a dicha automatización las tareas a realizar y la información de un trabajador pasan a otro siguiendo un orden y jerarquía determinada. Estas actividades son llevadas a cabo por los participantes del proceso, los cuales pueden ser humanos o, incluso, software o máquinas, entre otros.

VENTAJAS

Debido a la tecnología con la que contamos hoy día, podemos automatizar estas actividades. Y, como resultado, podremos ahorrar en costes, aumentar la eficiencia y mejorar la calidad del trabajo tanto para los empleados como para los clientes.

Por ello, a continuación vamos a comentar unos sencillos pasos para poder crear un workflow. Habitualmente, responden a tres grandes preguntas:  

• ¿Quiénes? En primer lugar, nos permite identificar a los participantes que completan las diferentes tareas de un workflow.
• ¿Qué hacen? Seguidamente, nos indica todas las tareas que son relevantes para la consecución del objetivo del negocio.
• ¿Sobre qué información? Y, finalmente, nos ayuda a definir los datos más relevantes que los participantes necesitan para completar sus tareas.

LOS workflows centrados en eventos

Tras descubrir un poco más qué un flujo de trabajo o workflow, vamos a hablar de ellos pero centrados en el mundo de los eventos.  Y es que, actualmente, los workflows centrados en eventos están dentro de las tendencias de marketing digital de este año. De forma tradicional, los workflows de marketing por correo electrónico eran una serie de correos que se iniciaban cuando el usuario cumplía ciertos criterios, con comunicaciones periódicas enviadas de forma programada.

FASES

Sin embargo, los que están centrados en eventos, arrancan con un evento, y se programan posteriormente correos electrónicos previos y posteriores para confirmar la asistencia y participación con el material. Se crea unas fechas específicas o propiedades de fecha de contacto de flujos de trabajo basados en contactos para centrar sus acciones de flujo de trabajo en una fecha de calidad o propiedad de fecha de contacto. Gracias a esto, te permite programar y ejecutar acciones de workflow en relación con una fecha específica.

Por tanto, viendo la relevancia que tiene esto para impulsar nuestro negocio, queremos profundizar un poco más en cómo se lleva a cabo este proceso.

Para comenzar, debemos entrar en la aplicación en la que vayamos a desarrollar la acción. Y, para continuar, seleccionaremos el tipo de workflow que queremos, en los que encontramos tres tipos:

• Ad hoc: en este tipo, las que las reglas y las normas pueden ser modificadas durante el proceso de trabajo.
• De producción: por otro lado, en este segundo modelo, la flexibilidad es muy limitada. Es decir, sigue una dirección preestablecida.
• Administrativo: finalmente, en este caso es un tipo de flujo que se utilizar para llevar a cabo tareas sin estructura definida, repetidas, previsibles y con reglas de coordinación relativamente simples.

Tras seleccionar el tipo workflow que queremos utilizar, escogemos la fecha específica del evento, que es la fecha en la que girarán las acciones del flujo de trabajo.

Después de esto, tendremos que acceder al editor de workflows. Entonces, debemos establecer unos criterios de inscripción, para que cuando el contacto rellene el formulario y cumpla con los criterios de inscripción, se inscriban automáticamente, aunque también tenemos la opción de añadir contactos de manera manual.

Cabe destacar que, de forma predeterminada, los contactos solo se inscribirán en un workflow la primera vez que cumplan con los activadores de la inscripción, aunque se puede reactivar la reinscripción.

Por otro lado, para los flujos de trabajo de la propiedad de la fecha del contacto, hay que añadir la propiedad de la fecha del contacto que se conoce como un activador de inscripción. Y es que, las acciones solo se ejecutarán para contactos que tengan un valor para la propiedad de fecha. Por tanto, estos criterios de inscripción garantizan que todos los contactos que ingresen al workflow puedan realizar acciones correctamente.

Con esto, ya tenemos los pasos necesarios para poder establecer un workflow centrado en eventos. Nosotros te animamos a que lo lleves a cabo en tu negocio, y, si tienes cualquier duda, ¡no esperes más y ponte en contacto con nosotros!

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